Jika Ingin Sukses, Lakukan Hal-Hal Penting Sebelum Mendesak

Masalah yang genting biasanya tampak jelas. Ia seringkali mendesak kita, menuntut tindakan. Ia biasanya ada tepat di depan hidung kita. Dan sering menarik, mudah, menyenangkan untuk dikerjakan. Namun, begitu sering masalah genting ini sebenarnya tidak penting! Sebaliknya, masalah yang penting ada hubungannya dengan hasil. Jika sesuatu adalah penting, maka sesuatu itu menunjang misi kita, nilai kita, sasaran prioritas tertinggi kita.

Kita bereaksi terhadap masalah genting. Masalah penting yang tidak genting memerlukan lebih banyak inisiatif, dan lebih banyak proaktivitas. Kita harus bertindak untuk menangkap peluang dan untuk membuat segalanya terjadi. Jika kita tidak melatih Kebiasaan 2, jika kita tidak mempunyai gagasan yang jelas tentang apa yang penting, tentang hasil yang kita inginkan dalam hidup kita, kita dengan mudah dialihkan untuk berespons terhadap hal-hal yang genting.

Ada empat jenis aktivitas sehari-hari yang dibagi ke dalam empat kuadran:

Kuadran Pertama: Penting dan Mendesak.
Contohnya: krisis, masalah yang mendesak, proyek yang digerakkan oleh batas waktu.

Kuadran Kedua: Penting tapi Tidak Mendesak.
Contohnya: pencegahan atau aktivitas KP, pengembangan hubungan, pengenalan peluang baru, perencanaan, dan rekreasi.

Kuadran Ketiga: Tidak Penting tapi Mendesak.
Contohnya: interupsi, panggilan telepon, laporan-laporan, pertemuan-pertemuan, urusan yang mendesak, dan aktivitas yang populer.

Kuadran Keempat: Tidak Penting dan Tidak Mendesak
Contohnya: hal-hal sepele, kerja sibuk, panggilan telepon, pemboros waktu, dan aktivitas menyenangkan.

Kuadran Pertama genting sekaligus penting. Kuadran ini berhubungan dengan hasil signifikan yang memerlukan perhatian langsung. Kita biasanya menyebut aktivitas pada Kuadran Pertama sebagai "krisis" atau "masalah". Kita semua mempunyai beberapa aktivitas Kuadran Pertama dalam hidup kita. Tetapi Kuadran Pertama mengkonsumsi bayak orang. Merekalah para manajer krisis, orang yang pikirannya terpusat pada masalah, dan produsen yang digerakkan oleh batas waktu.

Selama kita berfokus pada Kuadran Pertama, maka kuadran ini menjadi semakin besar sehingga mendominasi diri kita. Hal ini seperti ombak yang terus menerpa. Sebuah masalah besar datang dan memukul jatuh kita dan kita pun terseret. Kita berjuang untuk bangkit kembali hanya untuk menghadapi ombak besar lain yang menjatuhkan kita kembali dan menghempaskan kita ke tanah.

Beberapa orang benar-benar dipukul habis-habisan oleh masalah sepanjang hari setiap harinya. Satu-satunya kelegaan yang mereka punyai adalah dengan melepaskan diri kepada aktivitas-aktivitas yang tidak penting dan tidak genting pada kuadran Keempat. Jadi, ketika kita melihat matriks total mereka, 90 persen dari waktu mereka ada pada Kuadran Pertama dan sebagian besar dari 10% sisanya ada pada Kuadran Keempat, dengan hanya sedikit sekali perhatian yang ditujukan pada Kuadran Kedua dan Kuadran Ketiga. Begitulah cara hidup orang yang mengatur hidup mereka berdasarkan krisis.

Ada orang-orang lain yang menghabiskan sebagian besar waktu untuk Kuadran Ketiga "genting, namun tidak penting", sambil berpikir bahwa mereka berada pada Kuadran Pertama. Mereka menghabiskan sebagian besar waktu mereka bereaksi terhadap hal-hal yang penting, dengan mengasumsikan bahwa hal-hal itu juga penting. Tetapi kenyataannya adalah kegentingan masalah ini sering kali didasarkan pada prioritas dan harapan orang lain.

Orang-orang yang menghabiskan waktu hampir sepenuhnya pada Kuadran Ketiga dan Kuadran Keempat pada dasarnya menjalani kehidupan yang tidak bertanggung jawab. Orang yang efektif berada di luar Kuadran Ketiga dan Kuadran Keempat karena genting atau tidak, hal-hal tersebut memang tidak penting. Mereka juga mengurangi Kuadran Pertama dengan menghabiskan lebih banyak waktu di Kuadran Kedua.

Kuadran Kedua adalah inti dari manajemen pribadi yang efektif. Kuadran ini berhubungan dengan hal-hal yang tidak genting, tetapi penting. Ini berhubungan dengan hal-hal seperti membina hubungan, menulis pernyataan misi pribadi, perencanaan jangka panjang, latihan, pemeliharaan pencegahan, persiapan, yaitu semua hal yang kita tahu perlu kita kerjakan, tetapi entah bagaimana jarang kita lakukan karena tidak genting.

Peter Drucker mengemukakan bahwa orang yang efektif bukanlah orang yang pikirannya tertuju pada masalah, tetapi merek adalah orang yang pikirannya tertuju pada peluang. Mereka memberi makan peluang dan melaparkan masalah. Mereka berpikir secara preventif. Mereka mempunyai krisis dan keadaan darurat Kuadran Pertama yang memerlukan perhatian langsung mereka, tetapi jumlahnya terhitung kecil. Mereka menjaga P (Produksi) dan KP (Kapasitas Produksi) tetap seimbang dengan berfokus pada aktivitas penting, tetapi tidak genting, yang mengangkat aktivitas pembangun kapasitas pada Kuadran Kedua.

Entah kita mahasiswa universitas, karyawan perakitan, ibu rumah tangga, desainer mode, atau presiden perusahaan, jika kita ditanya apa yang ada pada Kuadran Kedua dan mengembangkan proaktivitas untuk mengejarnya, kita akan mendapatkan hasil yang sama. Efektivitas kita akan meningkat secara dramatis. Krisis dan masalah kita akan menyusut sampai pada proporsi yang dapat ditangani karena kita berpikir ke depan, menangani akarnya, mengerjakan hal-hal preventif yang membuat situasinya tidak berkembang menjadi krisis. Dalam jargon manajemen waktu, hal ini disebut Prinsip Pareto, yaitu 80 persen hasil diperoleh dari 20 persen aktivitas.

Apa Yang Diperlukan untuk Mengatakan "Tidak"

Satu-satunya tempat untuk mendapatkan waktu untuk Kuadran Kedua pada awalnya adalah dari Kuadran Ketiga dan Keempat. Kita tidak dapat mengabaikan aktivitas yang genting dan penting dari Kuadran Pertama, walaupun ukurannya akan menyusut ketika kita menghabiskan lebih banyak waktu untuk pencegahan dan persiapan pada Kuadran Kedua. Tetapi waktu awal untuk Kuadran Kedua harus berasal dari Kuadran Ketiga dan Keempat.

Kita harus proaktif untuk mengerjakan Kuadran Kedua karena Kuadran Pertama dan Ketiga mengerjakan kita. Untuk mengatakan "ya" pada prioritas Kuadran Kedua yang penting, kita harus belajar mengatakan "tidak" pada aktivitas lain, kadang pada hal-hal yang kelihatannya genting.

Suatu saat, Sandra diminta untuk menjadi ketua sebuah panitia di sebuah kelompok masyarakat. Pada saat itu ada beberapa hal lain yang sungguh penting yang Sandra harus kerjakan, dan ia benar-benar tidak ingin menjadi ketua panitia. Tetapi ia merasa ada tekanan untuk menerimanya dan akhirnya ia setuju. Lalu ia menelepon salah seorang teman baiknya untuk menanyakan apakah temannya mau ikut dalam panitia. Temannya lama mendengarkan dan kemudian berkata, "Sandra, proyek ini kedengarannya hebat sekali, benar-benar pantas untuk dikerjakan. Aku sangat menghargai kamu mengajakku menjadi bagian di dalamnya. Aku merasa dihormati. Namun karena alasan tertentu, aku tidak bisa ikut, tetapi aku ingin kamu tahu betapa aku menghargai undanganmu." Sandra siap mendengar jawaban apa pun dari temannya ini, tetapi bukan jawaban "tidak" yang menyenangkan. Dalam hatinya ia berkata, "Andaikan aku yang mengatakan itu."

Bukan bermaksud menyiratkan bahwa kita tidak boleh terlibat dalam proyek sosial yang penting. Proyek seperti ini penting. Tetapi kita harus memutuskan apa prioritas kita yang tertinggi dan mempunyai keberanian, dengan menyenangkan, sambil tersenyum, dan tanpa meminta maaf, untuk mengatakan "tidak" kepada hal-hal yang lain. Dan cara kita melakukan itu adalah dengan memiliki "ya" yang lebih besar membara dalam diri kita.

Seandainya aktivitas Kuadran Kedua sudah jelas menjadi inti manajemen pribadi yang efektif, yaitu yang perlu kita dahulukan, lalu bagaimana kita mengorganisir dan melaksanakan hal-hal itu?

Alat Kuadran Kedua

Sasaran manajemen Kuadran Kedua adalah mengatur hidup kita secara efektif, yaitu dari pusat prinsip yang kuat, dari pengetahuan tentang misi pribadi kita, dengan fokus pada hal yang penting sekaligus genting, dan dalam kerangka pemeliharaan keseimbangan antara peningkatan produksi dan kemampuan produksi kita. Harus diakui bahwa hal ini adalah sasaran yang ambisius untuk orang yang terperangkap di tengah hal-hal sepele pada Kuadran Ketiga dan Keempat. Tetapi perjuangan untuk mencapai sasaran tadi akan menimbulkan dampak fenomenal pada efektivitas pribadi.

Sebuah organizer Kuadran Kedua perlu memenuhi enam kriteria penting, yaitu:

1. Koherensi
Koherensi mengesankan bahwa ada keselarasan, kesatuan, dan integritas di antara visi dan misi kita, peran dan tujuan kita, prioritas dan rencana kita, dan keinginan serta disiplin kita. Pada organizer kita, harus tersedia tempat untuk pernyataan misi pribadi kita sehingga kita dapat terus-menerus mengacu kepadanya. Harus pula ada tempat untuk peran kita dan tujuan jangka pendek maupun jangka panjang.

2. Keseimbangan
Alat kita harus membantu kita menjaga keseimbangan hidup kita, untuk mengidentifikasi berbagai peran kita dan menjaganya tetap ada di hadapan kita, sehingga kita tidak mengabaikan bidang-bidang penting seperti kesehatan, keluarga, persiapan profesional, atau perkembangan pribadi kita. Banyak orang tampaknya berpikir bahwa keberhasilan pada satu bidang dapat mengimbangi kegagalan pada bidang-bidang lain kehidupan. Dapatkah keberhasilan pada profesi kita mengimbangi perkawinan yang berantakan, kesehatan yang rusak, atau kelemahan dalam karakter pribadi? Efektivitas sejati mensyaratkan keseimbangan, dan alat kita perlu membantu kita menciptakan dan memelihara keseimbangan itu.

3. Fokus Kuadran Kedua
Kita memerlukan alat yang mendorong kita, memotivasi kita, dan benar-benar membantu kita menggunakan waktu yang kita perlukan bagi Kuadran Kedua, sehingga kita berurusan dengan pencegahan ketimbang memprioritaskan krisis. Cara terbaik untuk mengerjakan hal ini adalah dengan mengorganisir hidup kita secara mingguan. Kita masih dapat mengadaptasi dan menetapkan prioritas secara harian, tetapi dorongan dasarnya adalah mengorganisir minggunya. Pengorganisasian secara mingguan memberikan keseimbangan dan konteks yang jauh lebih besar daripada perencanaan harian.

4. Dimensi "Orang"'
Kita juga memerlukan alat yang berhubungan dengan orang, bukan sekadar jadwal. Ada kalanya kehidupan Kuadran Kedua yang berpusat pada prinsip mengharuskan jadwal tunduk pada orang. Alat kita perlu mencerminkan nilai itu, untuk memudahkan pelaksanaan ketimbang menimbulkan rasa bersalah ketika suatu jadwal tidak diikuti.

5. Fleksibiltas
Alat perencanaan kita harus menjadi pelayan kita, tidak pernah menjadi majikan kita. Karena harus bekerja untuk kita, alat ini harus disesuaikan dengan gaya kita, kebutuhan kita, dan cara-cara khusus kita.

6. Portabilitas
Alat kita juga harus ringkas sehingga kita dapat sering-sering membawanya bersama kita. Kita mungkin ingin meninjau pernyataan misi pribadi kita selagi naik bus. Jika organizer kita ringkas, kita akan terus membawanya bersama kita sehingga data penting selalu ada dalam jangkauan.

Menjadi Manajer Diri Pada Kuadran Kedua

Pengorganisasian Kuadran Kedua memerlukan empat aktivitas utama, yaitu:

1. Pengidentifikasian Peran
Tugas pertama adalah menuliskan peran kunci kita. Seandainya kita belum benar-benar memikirkan secara serius peran-peran dalam hidup kita, kita dapat menuliskan apa yang langsung muncul dalam pikiran. Kita tidak perlu khawatir mengenai pendefinisian peran yang seolah-olah akan kita jalani seumur hidup kita. Cukup pertimbangkan minggu ini saja dan tuliskan bidang-bidang di mana kita melihat diri kita menghabiskan waktu selama tujuh hari berikutnya.

2. Pemilihan Tujuan
Langkah berikutnya adalah berpikir tentang dua atau tiga hasil penting yang kita rasa harus kita capai pada masing-masing peran selama tujuh hari berikutnya. Ini akan direkam sebagai sasaran. Setidaknya sebagian dari sasaran ini harus mencerminkan aktivitas Kuadran Kedua. Idealnya, sasaran jangka pendek ini akan terikat dengan sasaran jangka panjang yang sudah kita identifikasi bersama dengan pernyataan misi pribadi kita.

3. Penjadwalan
Sekarang kita dapat melihat minggu depan sambil mengingat sasaran kita dan menjadwalkan waktu untuk mencapai sasaran tersebut. Jika kita menetapkan satu sasaran untuk menjadi bugar secara fisik melalui olahraga, kita mungkin ingin menyisihkan waktu satu jam tiga atau empat hari seminggu, atau mungkin setiap hari selama seminggu tersebut untuk mencapai sasaran itu.

4. Pengadaptasian Harian
Dengan pengorganisasian Kuadran Kedua secara mingguan, perencanaan harian lebih menjadi fungsi pengadaptasian harian, fungsi penetapan prioritas aktivitas dan pemberian respons terhadap peristiwa tak terduga, hubungan, dan pengalaman dengan cara yang bermakna. Meluangkan waktu beberapa menit tiap pagi untuk meninjau jadwal kita akan membuat kita berhubungan dengan keputusan-keputusan berdasar nilai yang kita buat sewaktu kita mengorganisir minggu kita dan juga faktor-faktor tak terduga yang mungkin muncul. Selagi kita mengkaji hari yang bersangkutan, kita dapat melihat bahwa peran dan sasaran kita memberi sesuatu penetapan prioritas yang natural yang tumbuh dari perasaan seimbang batin kita. Ini adalah penetapan prioritas yang lebih lunak dan lebih ke otak kanan yang akhirnya muncul dari pengertian misi pribadi kita.

Jadi, bab "Kebiasaan 3: Dahulukan yang Utama" sub bab "Kuadran Kedua" dalam buku The 7 Habits of Highly Effective People karya Stephen Covey, menjelaskan bahwa kunci keberhasilan pribadi dan profesional adalah mengalokasikan waktu secara sadar di Kuadran Kedua, yaitu melakukan hal-hal yang penting sebelum menjadi mendesak. Ini menuntut disiplin, keberanian untuk berkata “tidak”, dan kesadaran atas tujuan hidup.