Cara Mendelegasikan Pekerjaan yang Efektif

Pemindahan tanggung jawab kepada orang lain yang ahli dan terlatih memungkinkan kita memberi energi kepada aktivitas-aktivitas lain yang berdaya ungkit tinggi. Pendelegasian berarti pertumbuhan, baik untuk individu maupun organisasi. Almarhum J.C. Penny pernah mengatakan bahwa keputusan paling bijaksana yang pernah ia buat adalah "melepaskan" sesudah sadar bahwa ia tidak dapat mengerjakan semuanya lagi sendiri. Keputusan itu, yang dibuat dulu sekali, memungkinkan pertumbuhan dan perkembangan beratus-ratus toko dan beribu-ribu orang.

Kemampuan untuk mendelegasikan orang lain merupakan perbedaan utama antara peran manajer dan produsen yang mandiri. Seorang produsen mengerjakan apa saja yang perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan, untuk mendapatkan telur emas. Orangtua yang mencuci piring, arsitek yang menggambar cetak biru, atau sekretaris yang mengetik surat adalah seorang produsen. Akan tetapi seseorang mengatur dan bekerja bersama dan melalui orang dan sistem untuk menghasilkan telur emas, maka orang itu menjadi manajer dalam pengertian saling tergantung. Orangtua yang mendelegasikan pencucian piring kepada anaknya adalah seorang manajer. Arsitek yang mengepalai tim arsitek-arsitek lain adalah seorang manajer. Sekretaris yang mengawasi sekretaris lain dan personalia kantor adalah seorang manajer kantor.

Produsen dapat menginvestasikan satu jam usaha dan menghasilkan satu unit hasil, dengan asumsi tidak efisiensi yang hilang. Sebaliknya, manajer dapat menginvestasi satu jam usaha dan menghasilkan sepuluh atau lima belas atau seratus unit melalui pendelegasian yang efektif. Manajemen pada dasarnya adalah menggeser titik tumpu, dan kunci manajemen yang efektif adalah pendelegasian.

Pendelegasian Suruhan (Gofer Delegation)

Pada dasarnya ada dua jenis pendelegasian, yaitu pendelegasian suruhan (gofer delegation) dan pendelegasian pengurusan (stewardship delegation). Pendelegasian suruhan berarti "Kejar ini, kejar itu, kerjakan ini, kerjakan itu, dan beritahu saya ketika sudah selesai." Kebanyakan produsen mempunyai paradigma pendelegasian suruhan. Ingat pemegang parang di hutan? Mereka adalah produsen. Mereka menyingsingkan lengan baju dan menyelesaikan pekerjaannya. Jika mereka diberi jabatan penyeliaan atau manajemen, mereka tetap berpikir seperti produsen. Mereka tidak tahu bagaimana menyiapkan suatu pendelegasian lengkap supaya orang memiliki komitmen untuk mencapai hasil. Karena mereka berfokus pada metode, mereka bertanggung jawab atas hasilnya.

Pendelegasian suruhan adalah pendelegasian dengan metode pengawasan satu lawan satu. Banyak orang melakukan pendelegasian seperti ini secara konsisten. Tetapi berapa banyak yang sebenarnya dicapai dengan cara ini? Dan berapa banyak orang yang dapat kita awasi atau manajemeni jika kita harus terlibat dalam setiap langkah mereka?

Ada cara yang jauh lebih baik, cara yang lebih efektif untuk pendelegasian kepada orang lain. Cara ini didasarkan pada paradigma penghargaan akan kesadaran diri, imajinasi, suara hati, dan kehendak bebas orang lain.

Pendelegasian Pengurusan (Stewardship Delegation)

Pendelegasian pengurusan berfokus pada hasil dan bukan pada metode. Pendelegasian ini memberi pilihan metode kepada orang dan membuat mereka bertanggung jawab atas hasil. Memang dibutuhkan lebih banyak waktu pada awalnya, tetapi hal itu merupakan waktu yang diinvestasikan dengan baik. Kita dapat menggeser titik tumpunya, kita dapat meningkatkan daya ungkit kita melalui pendelegasian pengurusan.

Pendelegasian pengurusan memerlukan pengertian timbal balik yang jelas dan terbuka dan komitmen sehubungan dengan harapan dalam lima area, yaitu:

1. Hasil Yang Diinginkan
Ciptakan pengertian timbal balik yang jelas tentang apa yang perlu dicapai, dengan berfokus pada "apa", bukan "bagaimana"; "hasil" bukan "metode". Manfaatkan waktu. Bersabarlah. Visualisasikan hasil yang diinginkan. Usahakan orang bersangkutan melihatnya, menjabarkannya, memahami pernyataan bermutu mengenai bagaimana hasilnya akan terlihat, dan kapan tersebut akan dicapai.

2. Patokan
Identifikasikan parameter di mana individu harus bekerja. Parameter ini harus sesedikit mungkin untuk menghindari pendelegasian metode, tetapi harus tetap mencakup pembatasan yang ketat. Kita tentu tidak ingin seseorang berpikir ia memiliki kelonggaran besar selama ia mencapai sasarannya, dan boleh melanggar kebiasaan atau nilai tradisional yang sudah berjalan lama. Itu mematikan inisiatif dan mengirimkan orang kembali ke kredo pesuruh: "Cukup katakan kepada saya apa yang Anda ingin agar saya kerjakan, dan saya akan mengerjakannya."

Jika kita mengetahui jalan kegagalan dari pekerjaan tersebut, perkenalkan jalan itu. Jujur dan terbukalah. Katakan di mana perangkapnya berada dan di mana binatang buasnya berada. Kita tentu tidak ingin terpaksa mencipta ulang roda setiap hari. Biarkan orang belajar dari kesalahan kita atau kesalahan orang lain. Tunjukkan jalan yang memiliki potensi untuk gagal, apa yang tidak boleh dilakukan, tetapi jangan katakan kepada mereka apa yang harus dikerjakan. Biarkan tanggung jawab atas hasil tetap pada mereka, yaitu untuk mengerjakan apa saja yang perlu di dalam garis patokan.

3. Sumber Daya
Identifikasilah sumber daya manusia, keuangan, teknis, atau organisasi yang dapat dimanfaatkan oleh orang bersangkutan untuk mencapai hasil yang diinginkan.

4. Akuntabilitas
Susunlah standar prestasi yang akan digunakan untuk mengevaluasi hasil dan waktu spesifik ketika dilakukan pelaporan dan pengevaluasian.

5. Konsekuensi
Tetapkan apa yang akan terjadi, yang baik maupun yang buruk, sebagai hasil evaluasi. Hal ini dapat meliputi hal-hal seperti imbalan keuangan, imbalan psikis, pemberian pekerjaan yang berbeda, dan konsekuensi natural yang dikaitkan dengan misi keseluruhan organisasi.

Kepercayaan adalah bentuk tertinggi dari motivasi manusia. Kepercayaan menghasilkan yang terbaik dari dalam diri manusia. Tetapi dibutuhkan waktu dan kesabaran, dan tanpa mengesampingkan kebutuhan untuk melatih dan mengembangkan orang sehingga kecakapan mereka dapat meningkat ke tingkat kepercayaan itu.

Seandainya pendelegasian pengurusan dilakukan dengan benar, kedua pihak akan mendapatkan keuntungan dan akhirnya jauh lebih banya pekerjaan yang dapat diselesaikan dalam waktu yang jauh lebih singkat. Keluarga yang terorganisir baik, yang waktunya digunakan secara efektif untuk pendelegasian terperinci, dapat mengorganisir pekerjaan sehingga semua orang dapat mengerjakan segalanya dalam waktu sekitar satu jam sehari. Namun dibutuhkan kapasitas internal untuk mau memanajemeni, bukan sekedar berproduksi. Fokusnya adalah pada efektivitas, bukan efisiensi.

Tentu kita dapat membereskan kamar dengan lebih baik dibandingkan seorang anak, tetapi kuncinya adalah kita mau memberdayakan si anak untuk mengerjakannya. Memang perlu waktu. Kita harus terlibat dalam pelatihan dan pengembangannya. Memang butuh waktu, tetapi betapa berartinya waktu itu nantinya! Waktu yang di awal ini akan menghemat begitu banyak waktu kita dalam jangka panjang.

Pendekatan ini memerlukan paradigma yang sama sekali baru tentang pendelegasian. Sebenarnya pendekatan ini mengubah sifat hubungan: Si pengurus menjadi bosnya sendiri, diatur oleh suara hati yang berisikan komitmen untuk sepakat atas hasil yang diinginkan. Hal ini juga melepas energi kreatifnya untuk mengerjakan apa saja yang perlu yang selaras dengan prinsip yang benar untuk mencapai hasil yang diinginkan itu.

Prinsip yang terlibat dalam pendelegasian selalu benar dan dapat berlaku pada orang atau situasi jenis apa pun. Dengan orang yang belum dewasa, kita menetapkan lebih sedikit hasil yang diinginkan dan lebih banyak patokan, mengidentifikasi lebih banyak sumber daya, menjalankan lebih sering akuntabilitas, dan menerapkan konsekuensi yang lebih langsung. Dengan orang yang lebih dewasa, kita mempunyai lebih banyak hasil menantang yang diinginkan, lebih sedikit patokan, lebih jarang akuntabilitas, dan kriteria yang kurang dapat diukur tetapi lebih terlihat.

Pendelegasian yang efektif barangkali merupakan indikator terbaik dari manajemen yang efektif hanya karena begitu mendasar baik bagi pertumbuhan pribadi maupun organisasi.

Jadi, bab "Kebiasaan 3: Dahulukan yang Utama" sub bab "Pendelegasian: Meningkatkan P dan KP" dalam buku The 7 Habits of Highly Effective People karya Stephen Covey, menjelaskan bahwa pendelegasian yang efektif adalah fondasi dari manajemen pribadi yang sukses dan berkelanjutan. Dengan mendelegasikan berdasarkan hasil, kita akan membantu orang lain berkembang menjadi individu yang mandiri dan bertanggung jawab.