Pocket Mentor: Menyelenggarakan Rapat

Fakta mengatakan bahwa para pebisnis menghabiskan banyak waktu dengan rapat, yaitu kurang lebih dua pertiga hingga tiga perempat dari jam kerja mereka. Dan mereka sering berharap sebaliknya. Pertanyaannya, perlukah rapat? Perlu! Di dalam rapat kita berkumpul, baik sebagai tim, kelompok ad hoc, anggota departemen, atau bahkan sebagai seorang negosiator yang memperjuangkan kepentingannya. Rapat adalah tempat masalah dipecahkan, keputusan diambil, dan kepercayaan dibangun. Tapi banyak orang membenci rapat karena banyak rapat yang tidak efisien, tidak produktif, dan tidak menyenangkan.

 

Buku ini memberi Anda panduan praktis mulai dari mempersiapkan rapat, memimpin rapat, mengambil keputusan, menindaklanjuti keputusan rapat, hingga mengatasi kendala-kendala dalam rapat. Kekuatan buku ini terletak pada bahasannya yang praktis (tip-tipnya siap pakai) dan mendetail. Pembaca, misalnya, akan dipandu untuk menyusun agenda rapat yang efektif (dilengkapi dengan contoh agenda). Di bagian lain, buku ini memaparkan tentang jenis-jenis cara pengambilan keputusan, kelebihan dan kekurangannya, serta kondisi yang tepat untuk mempraktikkannya. Cara-cara untuk menangani berbagai kendala rapat (cth: peserta yang mendominasi, peserta yang dapat terlambat, dll.) juga dijelaskan langkah demi langkah.

 

Buku ini dilengkapi beberapa fitur, antara lain:

 

1.Tip: misalnya, “Mulailah dengan berbagi informasi yang mudah, kemudian lanjutkan dengan membahas isu yang lebih sulit.”
2.Apa yang Akan Anda Lakukan?: yaitu contoh kasus tentang hal-hal yang menjadikan rapat tidak efektif.
3.Apa yang DAPAT Anda Lakukan?: yaitu jawaban mentor atas contoh kasus yang diberikan sebelumnya.
4.Tip dan Alat: memuat berbagai lembar kerja untuk mempersiapkan rapat, seperti agenda rapat, daftar periksa penyelenggara rapat, rencana komunikasi dan tindakan.
5.Pertanyaan yang Sering Ditanyakan.
6.Ujilah Diri Anda: yaitu 10 pertanyaan untuk menguji pengetahuan Anda setelah membaca buku ini (dilengkapi dengan jawaban).
7.Daftar bacaan untuk memperdalam topik ini.

 

Sesuai dengan judul serinya, buku ini diasuh oleh seorang mentor sebagai konsultan. Mentor dalam Pocket Mentor – Menyelenggarakan Rapat adalah Nick Morgan. Dia adalah ahli komunikasi yang telah bekerja sebagai penulis pidato senior untuk gubernur, direktur public relations di sebuah universitas terkemuka, dan profesor dalam bidang komunikasi. Melalui perusahaannya, Public Words, dia melatih para eksekutif dan menggelar berbagai seminar mengenai masalah-masalah komunikasi. Dia adalah penulis buku “Working the Room: How to Move People to Action Through Audience-Centered Speaking” (HBS Press, 2003). Dia juga telah menulis ratusan artikel di berbagai terbitan berkala.

 

Baik ketika Anda bekerja di belakang meja, menghadiri rapat, atau berada dalam perjalanan, panduan portabel ini memampukan Anda menjawab tuntutan pekerjaan dengan lebih cepat, bijaksana, dan efektif.